¿Cómo hacer para llevar al día nuestra bandeja de entrada y no tener pendientes? La mayoría de mensajes que copan nuestras bandejas de entrada no son imprescindibles para la realización de nuestro trabajo. Estos son algunos consejos que pueden servir de ayuda para tratar de llevar tu mail ordenado.

Limpiar la bandeja

La bandeja de entrada es una herramienta más de trabajo, y el orden y la limpieza son tan importantes como tu escritorio físico. Sin un plan de limpieza, la acumulación de correos seguirá creciendo de manera insostenible. Después de leídos, los que no vayan a ser necesarios para una acción posterior o no necesiten respuestas pueden ser eliminados o archivados para despejar nuestra vista de distracciones y dejar espacio a los que necesitan nuestra atención.Revisar y vaciar la carpeta de spam también es importante, para deshacerse de posibles virus que acechan un clic despistado en la sombra.

Separar y organizar

La mayoría de los servicios de correo electrónico ofrecen la posibilidad de diferenciar varias bandejas de entrada, crear carpetas y filtros y utilizar etiquetas para clasificar los correos. De este modo, se ahorra tiempo en separar, por ejemplo, mensajes que van dirigidos a nosotros personalmente de los que forman parte de una campaña masiva o de las notificaciones de una red social.

Lo ideal para una gestión productiva es hacer carpetas. Dependiendo del ritmo de trabajo, en una podés guardar emails que necesiten respuesta en el día, en otra los que son menos urgentes y en otra los que debes revisar pero no necesitan contestación. También podés utilizar las etiquetas de colores para clasificarlos por temáticas como medio ambiente, actualidad, finanzas.

Existe la posibilidad de crear filtros personalizados, por ejemplo, que todos los mails de tu jefe se agrupen en una misma carpeta, o bloquear a ciertos remitentes demasiado insistentes.

Eliminar notificaciones

Revisar el email con menor frecuencia podría ayudar a mejorar como jefe. Si ves una nueva notificación y no podés resistirte a consultar quizás deberías desactivar los avisos que no sean realmente urgentes o útiles. Cuando respondemos un mensaje debemos ser conscientes de que esa acción desencadenará probablemente la recepción de uno o dos mails más.

Por todo esto, eliminar las notificaciones de los no importantes y establecer unos horarios de consulta diarios es una buena forma de gestionar las incursiones que realizas al email, priorizar tus tareas y poner límites.

Desuscribirse

Hay que hacer un uso consciente del correo y darse de baja de los boletines/newsletters que no leemos o las promociones de marcas que no utilizas y ahorrarse el tiempo de una lectura irrelevante. Cuanto más optimicemos nuestra bandeja de entrada más eficaz estarás siendo en tu trabajo.